Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
Heller Horizon UG (haftungsbeschränkt)
Sophienstraße 120
60487 Frankfurt
info@heller-horizon.de
Betrieben wird Porta Viola in der Pilotphase über die Heller Horizon UG als rechtlichen Träger. Verantwortliche Person für inhaltliche Entscheidungen: Viola Heller.
Für Fragen zur Verarbeitung deiner Daten, zur Ausübung deiner Rechte oder für den Widerruf einer Einwilligung wende dich an: info@heller-horizon.de
Beim Aufruf von portaviola.de werden durch unseren Hosting-Anbieter Vercel Inc. (USA) automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles) verarbeitet – u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp. Dies dient der Betriebssicherheit und der Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Vercel Inc. handelt dabei als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der automatisch – unabhängig vom gebuchten Tarif – Bestandteil der Vertragsbeziehung mit Vercel ist. Die Übermittlung von Daten in die USA ist durch die Zertifizierung von Vercel Inc. nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) sowie ergänzend durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert.
Aktuell setzen wir keine Analyse- oder Tracking-Tools (z. B. Google Analytics, Meta Pixel) ein. Sollten wir solche Tools künftig einsetzen, passen wir diesen Abschnitt vor Aktivierung entsprechend an, unter anderem um einen Einwilligungsmechanismus (Cookie-Banner).
Die Porta-Viola-Umfrage wird technisch getrennt von den Marketing-/Informationsseiten betrieben und ist unter umfrage.portaviola.de erreichbar. Beim Ausfüllen und Absenden der Umfrage werden deine Eingaben über eine bei Vercel Inc. (USA) gehostete Funktion technisch entgegengenommen und an unseren Notion-Workspace weitergeleitet (siehe Ziffer 4).
Vercel Inc. bietet für die Verarbeitung personenbezogener Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an. Die Übermittlung von Daten in die USA ist zum einen dadurch abgesichert, dass Vercel Inc. nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert ist, ergänzend zusätzlich durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Vercel setzt seinerseits Subunternehmer zum Betrieb der eigenen Infrastruktur ein (u. a. Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform).
Technische Logs zu einzelnen Funktionsaufrufen (u. a. Zeitstempel, aufgerufener Pfad, Statuscode, technische Kennungen) werden bei Vercel automatisch erzeugt und für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Auf dem gebuchten Vercel-Pro-Tarif beträgt diese Aufbewahrungsdauer 1 Tag (bzw. bis zu 30 Tage bei zusätzlich gebuchter Observability-Plus-Funktion). Das Standard-Auftragsverarbeitungsverhältnis mit Vercel (Art. 28 DSGVO) gilt auf dem Pro-Tarif automatisch.
Die Fehlerbehandlung in der Umfrage-Funktion protokolliert im Fehlerfall ausschließlich technische Status- und Fehlercodes, keine vollständigen Inhalte der Formulareingaben.
Wenn du unsere Umfrage ausfüllst, verarbeiten wir folgende Daten:
– Kontaktdaten (Pflichtangabe): E-Mail-Adresse, Telefonnummer
– Präferenzangaben (freiwillig): ausgewählte Interessensbereiche, bevorzugtes Erlebnisformat, ggf. dein individueller Wunschtext
– Optional, nur mit gesonderter Einwilligung: LinkedIn-Profil zur besseren Kuratierung passender Angebote
Zweck: Kontaktaufnahme und individuelle Kuratierung passender Erlebnisse, Persönlichkeiten und Kontakte im Rahmen von Porta Viola.
Rechtsgrundlage für Kontaktdaten (E-Mail, Telefon): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf deine Anfrage erfolgende vorvertragliche Maßnahme). Mit dem Absenden der Umfrage forderst du aktiv eine Kontaktaufnahme und individuelle Kuratierung an; ohne E-Mail-Adresse und Telefonnummer können wir diese Anfrage nicht bearbeiten. Beide Angaben sind deshalb Pflichtfelder, ohne die eine Teilnahme nicht möglich ist – hierfür ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich und es besteht insoweit auch kein Widerrufsrecht; du kannst der Verarbeitung aber jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) bzw. die Geschäftsbeziehung beenden.
Rechtsgrundlage für Präferenzangaben: Deine freiwillige Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Angaben verbessern die Qualität der Kuratierung, sind aber optional und keine Voraussetzung für deine Teilnahme. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Bestätigung der Datenschutzerklärung: Die im Formular als Pflichtfeld ausgestaltete Bestätigung, dass du diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast, ist selbst keine Einwilligung in eine bestimmte Verarbeitung, sondern stellt sicher, dass du vor der Kontaktaufnahme informiert bist. Sie unterliegt daher nicht dem Kopplungsverbot des Art. 7 Abs. 4 DSGVO.
Keine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken: Deine individuellen Angaben (Name, Position, Unternehmen, Präferenzen) werden ausschließlich für die persönliche Kuratierung durch Viola Heller genutzt und nicht verkauft oder zu eigenen Zwecken an Dritte weitergegeben. An Veranstalter oder Sponsoren geben wir – wenn überhaupt – ausschließlich aggregierte, nicht auf dich zurückführbare Kennzahlen weiter (z. B. „überwiegend C-Level/Founder"), niemals Einzelprofile ohne deine gesonderte, vorherige Zustimmung. Davon zu unterscheiden ist der Einsatz von Auftragsverarbeitern (Webflow, Vercel, Notion, ggf. WhatsApp/Meta) zur rein technischen Bereitstellung des Dienstes: Diese verarbeiten deine Daten ausschließlich in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO und gelten datenschutzrechtlich nicht als „Dritte" im Sinne des Art. 4 Nr. 10 DSGVO – Details dazu in Ziffer 3 sowie in den Abschnitten „Auftragsverarbeitung/Empfänger" und „Kontaktaufnahme per WhatsApp".
Auftragsverarbeitung/Empfänger: Deine Angaben werden in unserem Notion-Workspace gespeichert und verwaltet. Notion Labs, Inc. (USA) handelt dabei als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Da Notion Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, ist die Übermittlung durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Auf dem technischen Übertragungsweg zwischen deiner Eingabe in der Umfrage und der Speicherung in Notion ist zusätzlich Vercel Inc. (USA) als weiterer Auftragsverarbeiter beteiligt (Details siehe Ziffer 3, „Live-Umfrage").
Kontaktaufnahme per WhatsApp: Für die persönliche Kontaktaufnahme nutzen wir – sofern von dir im Rahmen der Umfrage als bevorzugter Kanal ausgewählt bzw. sofern du uns von dir aus über WhatsApp kontaktierst – auch WhatsApp. Wir setzen dafür ausschließlich die WhatsApp Business App auf einem separaten, nur für Porta-Viola-Kontakte genutzten Gerät ein, damit über den automatischen Adressbuch-Abgleich keine privaten oder anderweitigen geschäftlichen Kontakte mitverarbeitet werden. Bevor wir eine Interessentin erstmals über WhatsApp kontaktieren, stellen wir sicher, dass dieses separate Gerät eingerichtet ist und die von Meta für die geschäftliche Nutzung bereitgestellten Auftragsverarbeitungsbedingungen akzeptiert wurden. Anbieter für Nutzerinnen in der EU/dem EWR ist WhatsApp Ireland Limited, das zum Meta-Konzern gehört; eine Übermittlung von Daten im Rahmen der Meta-Konzerninfrastruktur (u. a. in die USA) ist dabei nicht ausgeschlossen und wird durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung bzw. dein initiativer Kontakt über diesen Kanal (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO).
Speicherdauer: Deine Daten werden gespeichert, solange ein Austausch zwischen dir und Porta Viola stattfindet – etwa im Rahmen einer (potenziellen) Mitgliedschaft, einer Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Interaktion. Findet über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten kein solcher Austausch statt, werden deine Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder du zuvor deine Einwilligung widerrufen hast (dann erfolgt die Löschung entsprechend früher). Um den Kontakt zu erhalten, treten wir mindestens einmal jährlich mit dir in Verbindung.
Du hast das Recht auf:
– Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
– Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), zuständig für den Sitz der Heller Horizon UG in Frankfurt am Main
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen (u. a. Zugriffsbeschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung im internen Workspace).
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Es gilt die jeweils aktuelle, auf portaviola.de veröffentlichte Fassung.